一、行政事務(wù)統(tǒng)籌管理
1.全面負責公司辦公室的日常行政工作,包括但不限于文件起草、收發(fā)、歸檔,會議組織與記錄,印章管理,辦公用品采購與分發(fā)等,確保辦公室工作有序高效運轉(zhuǎn)。
2.制定和完善辦公室各項規(guī)章制度,并監(jiān)督執(zhí)行,不斷優(yōu)化行政流程,提高工作效率。
3.負責公司固定資產(chǎn)的管理,包括登記、盤點、維護等,確保資產(chǎn)安全完整。
二、內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)
1.作為公司內(nèi)外溝通的重要樞紐,協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關(guān)系,確保信息傳遞暢通,促進各部門協(xié)作配合,提高公司整體運營效率。
2.負責與政府相關(guān)部門、合作伙伴等外部機構(gòu)保持良好溝通與聯(lián)系,處理各類公關(guān)事務(wù),為公司發(fā)展創(chuàng)造良好外部環(huán)境。
三、人事管理協(xié)助
1.協(xié)助人力資源部門開展員工招聘、入職、離職、考勤等人事管理工作,確保人事流程規(guī)范有序。
2.組織開展員工培訓、企業(yè)文化建設(shè)等活動,增強員工凝聚力和歸屬感。
四、船舶運營支持
1.配合船舶運營部門做好船舶調(diào)度、船員后勤保障等支持工作,確保船舶運輸業(yè)務(wù)順利開展。
2.收集、整理船舶運輸相關(guān)的政策法規(guī)和行業(yè)信息,為公司決策提供參考。
3.領(lǐng)導交辦事務(wù),完成公司領(lǐng)導交辦的其他各項工作任務(wù),確保指令得到及時有效執(zhí)行。
五、證件審核管理
1.負責公司及船舶相關(guān)證件的審核與管理工作,包括但不限于船舶國籍證書、船舶檢驗證書、船員適任證書、公司經(jīng)營許可證等。
2.建立證件臺賬,定期對各類證件的有效期進行核查,提前辦理證件的年檢、換發(fā)等手續(xù),確保所有證件合法有效,避免因證件問題影響公司正常運營。
3.審核員工相關(guān)資格證件的真實性與有效性,如船員的培訓證書、特殊作業(yè)人員證書等,嚴格把關(guān)入職資質(zhì)。
六、體系運行管理
1.負責公司質(zhì)量管理體系、安全管理體系等相關(guān)體系的運行管理與維護工作,確保體系持續(xù)有效運行。
2.組織開展體系內(nèi)部審核、管理評審等工作,及時發(fā)現(xiàn)體系運行中存在的問題,并協(xié)調(diào)各部門進行整改,不斷提升體系運行質(zhì)量。
3.跟蹤體系相關(guān)的法律法規(guī)及行業(yè)標準的更新,及時組織公司內(nèi)部進行學習與貫徹,確保公司運營符合相關(guān)要求。
4.配合外部審核機構(gòu)的審核工作,準備審核所需資料,協(xié)調(diào)各部門配合審核,對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時組織整改。
任職要求
1.學歷與專業(yè):本科及以上學歷,行政管理、工商管理、航運管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2.工作經(jīng)驗:具有 3 年以上辦公室管理或相關(guān)行政管理工作經(jīng)驗,有船舶運輸、物流等行業(yè)工作經(jīng)驗者優(yōu)先,熟悉船舶運輸行業(yè)相關(guān)體系運行管理及證件管理工作者優(yōu)先。
3.能力素質(zhì):具備較強的組織協(xié)調(diào)能力、溝通表達能力和文字綜合能力,能夠有效協(xié)調(diào)各方資源,妥善處理各類事務(wù)。具有良好的團隊管理能力和執(zhí)行力,能夠帶領(lǐng)辦公室團隊高效完成工作任務(wù)。
4.熟悉辦公室行政管理流程和相關(guān)法律法規(guī),具備一定的財務(wù)、人事管理知識,了解船舶運輸行業(yè)相關(guān)體系標準和證件管理要求。
5.具有較強的責任心和抗壓能力,能夠適應(yīng)快節(jié)奏的工作環(huán)境,應(yīng)對突發(fā)情況。
其他要求:熟練使用辦公軟件(如 Word、Excel、PPT 等),身體健康,無不良嗜好。