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會務前臺接待/行政文員

4000-7000元
  • 廈門集美區(qū)
  • 1-3年
  • 大專
  • 全職
  • 招1人

職位描述

會議服務禮儀接待會議接待
有經(jīng)驗者優(yōu)先。主要負責會議全程的接待服務、流程協(xié)調(diào)及后勤支持。工作要求:
一、會前準備工作
1. 會議信息確認
- 提前與會議主辦方對接,明確會議主題、時間、地點、參會人數(shù)、議程安排等關(guān)鍵信息。
- 確認嘉賓名單(如重要領導、VIP客戶)、座位安排(如主席臺、嘉賓席、普通席)及特殊需求(如雙語服務、無障礙設施等)。
2. 場地與物資布置
- 協(xié)助布置會場:擺放桌簽、引導牌、背景板、橫幅等,確保視覺呈現(xiàn)符合會議主題。
- 準備接待物資:簽到表、嘉賓胸牌、會議資料袋(含議程、筆、筆記本等)、飲用水、茶杯/瓶裝水、紙巾等。
- 檢查設備運行:調(diào)試音響、麥克風、投影儀、LED屏、簽到系統(tǒng)(如電子簽到設備)等,確保正常使用。
3. 人員協(xié)調(diào)與分工
- 與禮儀、安保、餐飲等團隊溝通,明確崗位職責(如引導路線、應急處理流程)。
- 提前培訓臨時接待人員(如兼職禮儀),確保服務標準統(tǒng)一。
二、會議期間接待服務
1. 嘉賓接待與簽到
- 在會場入口迎接嘉賓,微笑問候并引導簽到:
- 普通參會者:核對姓名后發(fā)放資料、胸牌,指引座位。
- VIP嘉賓:專人接待,引導至休息室或?qū)僮?,提供個性化服務(如茶水、會議資料提前送達)。
- 處理簽到異常:如嘉賓信息未登記、臨時增加參會人員,及時與主辦方溝通解決。
2. 引導與秩序維護
- 指引嘉賓至正確會場,尤其在多分會場的情況下,確保路線清晰(如張貼指示標、安排引導員)。
- 維持會場入口秩序,提醒參會者關(guān)閉手機或調(diào)至靜音,避免大聲喧嘩。
- 協(xié)助主辦方控制入場時間,及時提醒遲到人員盡快入座,不影響會議進程。
3. 會議支持服務
- 茶水服務:根據(jù)會議時長,適時為嘉賓添水(如中場休息時、發(fā)言間隙),注意輕手輕腳不干擾會議。
- 資料補充:及時為遺漏資料的嘉賓補發(fā)文件,或協(xié)助傳遞會議所需物品(如話筒、白板筆等)。
- 突發(fā)情況處理:
- 設備故障:立即聯(lián)系技術(shù)人員維修,或啟用備用設備(如備用麥克風、投影儀)。
- 緊急事件:如嘉賓身體不適,迅速聯(lián)系醫(yī)護人員并協(xié)調(diào)離場;如火災等突發(fā)情況,引導疏散至安全區(qū)域。
4. 信息傳遞與溝通
- 及時向主辦方反饋會場動態(tài)(如參會人數(shù)統(tǒng)計、嘉賓特殊需求)。
- 協(xié)助傳遞會議臨時通知(如議程調(diào)整、臨時新增環(huán)節(jié)),通過小聲提示或便簽告知相關(guān)人員。
三、會后收尾工作
1. 嘉賓送別與反饋收集
- 會議結(jié)束后,在出口送別嘉賓,致謝并詢問體驗感受(如需收集反饋,可提供紙質(zhì)或電子問卷)。
- 協(xié)助VIP嘉賓安排車輛、行李搬運等善后事宜。
2. 資料與物資整理
- 回收未使用的資料、胸牌、桌簽等物品,分類整理后交還主辦方或存檔。
- 統(tǒng)計消耗物資(如飲用水、紙筆用量),反饋至后勤部門以便補貨。
3. 場地恢復與結(jié)算
- 配合保潔團隊清理會場,恢復桌椅擺放原狀,檢查是否有嘉賓遺留物品(如有,及時聯(lián)系失主)。
- 與場地提供方、設備租賃方等核對費用,協(xié)助完成結(jié)算流程。
4. 會議總結(jié)與記錄
- 整理接待過程中的問題與亮點(如簽到效率、嘉賓投訴點),形成書面總結(jié)報告提交給上級。
- 歸檔會議相關(guān)資料(如簽到表、嘉賓名單),以便后續(xù)會議參考。
四、其他職責
- 行政支持:協(xié)助預訂會議室、安排餐飲(如茶歇、午餐)、對接酒店住宿等后勤事務。
- 形象管理:保持前臺區(qū)域整潔,個人著裝符合會議規(guī)格(如正裝、禮儀制服),舉止得體、語言規(guī)范(如使用普通話、禮貌用語)。
- 跨部門協(xié)作:與銷售、會務、IT等團隊密切配合,確保會議全流程無縫銜接。
崗位核心能力要求
- 溝通能力:善于傾聽需求,表達清晰,具備良好的客戶服務意識。
- 應變能力:快速處理突發(fā)狀況,如人員沖突、設備故障等。
- 組織協(xié)調(diào)力:有序安排接待流程,協(xié)調(diào)多方資源。
- 細節(jié)把控:注重簽到準確性、資料完整性、服務及時性等細節(jié)。
- 工具熟悉度:掌握會議管理軟件(如騰訊會議、Zoom)、電子簽到系統(tǒng)、辦公軟件(Excel/Word)等。
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工作地點

廈門市集美區(qū)集美大道創(chuàng)業(yè)大廈南側(cè)約270米

職位發(fā)布者

王文龍/招聘主管

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北京東光物業(yè)管理股份有限公司(證券代碼831840)是全國“物業(yè)后勤保障服務供應商”的領軍企業(yè),公司秉承“以市場化方式為客戶非核心業(yè)務和后勤保障需求提供全面解決方案,使客戶高度關(guān)注其核心業(yè)務的開展和品牌價值的創(chuàng)造”的客戶價值,主要為產(chǎn)業(yè)園區(qū)、公共場館、政府機關(guān)及企事業(yè)單位等領域的客戶提供一站式后勤保障服務解決方案,包括物業(yè)基礎管理服務、設施設備管理服務、資產(chǎn)管理服務、行政保障服務、商務保障服務、餐飲管理服務等。東光股份成立于1999年,注冊資金4000萬元,目前在廣東、江西、湖北、山東等地設有分支機構(gòu),是國家物業(yè)服務一級資質(zhì)企業(yè)、第一家在新三板資本市場上市的物業(yè)服務企業(yè),也是中國物業(yè)服務百強企業(yè)、中國特色物業(yè)服務領先企業(yè)(特色領域——物業(yè)后勤保障服務商)、中國物業(yè)服務領先品牌企業(yè)(品牌價值2.51億元)、中國物業(yè)管理協(xié)會常務理事單位、中國自然博物館協(xié)會會員單位、中央國家機關(guān)物業(yè)定點供應商、北京市行政事業(yè)單位物業(yè)服務政府采購定點單位,“物業(yè)后勤保障服務商”商業(yè)模式于2012年榮獲“中國最佳社會創(chuàng)新商業(yè)模式獎”。東光股份不僅通過了ISO9001、ISO14001和GB/T28001三項管理體系認證,具有嚴格的質(zhì)量、成本、風險控制機制,靈活的運行機制,而且重視人力、技術(shù)與資源開發(fā)投入力度,在物業(yè)服務實踐中不斷加強后勤保障服務理論研究,通過識別客戶的基礎需求與個性化增值服務需求,完善服務供應鏈管控體系,提高技術(shù)整合能力、質(zhì)量管控能力、成本管控能力、風險管控能力,以“快速響應、全程跟蹤、專業(yè)保障”全方位滿足客戶多元化需求,取得了良好的經(jīng)營業(yè)績,實現(xiàn)了企業(yè)更大的社會價值。目前,東光股份服務的面積近1000萬平方米,獲得了國家海關(guān)總署、國家自然基金委員會、中國園林博物館、中國海關(guān)博物館、中國聯(lián)通集團總部、中國聯(lián)通學院、北京天文館、北京自然博物館、北京經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)管委會、南昌市公安局、南昌市交管局、中國銀行北京分行、北京農(nóng)林科學院、三一重工集團、華潤置地等客戶的長期信賴。
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