工作地址:視爵(惠州)實(shí)業(yè)有限公司惠城區(qū)中韓(惠州)產(chǎn)業(yè)園起步區(qū)松北路2號(hào)配套一期
崗位職責(zé):
1、訪客接待與電話接聽(tīng)
1)負(fù)責(zé)接待前來(lái)公司拜訪的客戶、合作伙伴、面試者及其他訪客,引導(dǎo)其到指定區(qū)域就座,并及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行接待;
2)負(fù)責(zé)接聽(tīng)公司的總機(jī)電話,準(zhǔn)確記錄來(lái)電信息,包括來(lái)電人姓名、單位、聯(lián)系電話、留言內(nèi)容等并及時(shí)將電話轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門(mén)或人員。
2、行政事務(wù)支持
1)負(fù)責(zé)公司郵件、快遞的收發(fā)工作,對(duì)收到的郵件和快遞進(jìn)行分類整理,及時(shí)通知收件人領(lǐng)??;
2)負(fù)責(zé)協(xié)助員工寄發(fā)快遞,包括填寫(xiě)快遞單、核對(duì)收件人信息、選擇合適的快遞公司等;
3)負(fù)責(zé)辦公用品的庫(kù)存管理(包括但不限于定期盤(pán)點(diǎn)數(shù)量,及時(shí)記錄出入庫(kù)情況、申請(qǐng)采買(mǎi));
4)負(fù)責(zé)根據(jù)員工的需求,發(fā)放辦公用品,并做好領(lǐng)用登記,控制辦公用品的消耗,避免浪費(fèi);
5)負(fù)責(zé)預(yù)訂會(huì)議室,準(zhǔn)備茶水、設(shè)備,協(xié)助會(huì)議簽到(尤其重要客戶參觀或內(nèi)部會(huì)議);
6)負(fù)責(zé)核對(duì)周考勤報(bào)表,核算月度考勤。
3、后勤與設(shè)施協(xié)調(diào)
1)負(fù)責(zé)前臺(tái)區(qū)域及公司公共區(qū)域的環(huán)境維護(hù),保持前臺(tái)桌面整潔、文件擺放整齊,確保公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況良好,如發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生問(wèn)題及時(shí)通知保潔人員進(jìn)行清理;
2)檢查公司公共區(qū)域的設(shè)備設(shè)施是否正常運(yùn)行,如燈光、空調(diào)、電梯等,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修,確保公司的辦公環(huán)境舒適、安全。
4、其他事項(xiàng)
1)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性任務(wù),如協(xié)助組織公司活動(dòng)、參與行政事務(wù)的處理等,積極配合公司其他部門(mén)的工作,為公司的整體運(yùn)營(yíng)提供支持和保障;
2)協(xié)助做好員工住宿和退宿管理;
3)負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中錄入總部下達(dá)的生產(chǎn)訂單。
任職要求:
1、大專及以上學(xué)歷,行政管理、文秘、商務(wù)英語(yǔ)或相關(guān)專業(yè)優(yōu)先;
2、1年以上前臺(tái)、行政助理或客戶接待經(jīng)驗(yàn);
3、普通話流利,會(huì)粵語(yǔ)、客家話或英語(yǔ)讀寫(xiě)能力者優(yōu)先;
4、具備優(yōu)秀的禮儀素養(yǎng),能得體應(yīng)對(duì)客戶、供應(yīng)商、政府人員等不同訪客。
5、熟練操作辦公軟件(Excel制作考勤表、Word整理文檔、Outlook郵件管理);
6、熟悉快遞收發(fā)、會(huì)議室預(yù)訂等流程,具備基礎(chǔ)庫(kù)存管理知識(shí)(如辦公用品安全庫(kù)存設(shè)定);
7、良好的細(xì)心度和責(zé)任心。