檔案管理員的工作核心是圍繞 “工程項(xiàng)目技術(shù)檔案” 的生命周期展開，同時(shí)兼顧其他類型檔案。

一、 檔案管理體系搭建

1、明確目標(biāo)與原則： 確定搭建檔案管理體系的目標(biāo)；

2、確定管理模式；

3、制定制度框架： 草擬《公司檔案管理辦法》核心框架，明確管理職責(zé)、基本原則；

4、構(gòu)建分類與編號(hào)體系；

5、制定核心管理標(biāo)準(zhǔn)：明確歸檔范圍與保管期限表，檔案整理規(guī)范，密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)；

6、設(shè)計(jì)全流程管理制度：

6.1、歸檔流程： 明確歸檔時(shí)間、移交手續(xù)、質(zhì)量要求。

6.2、借閱利用流程： 設(shè)計(jì)借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還、催還全流程，確?？勺匪荨?br>
6.3、鑒定銷毀流程： 規(guī)定到期檔案的鑒定、審批、銷毀執(zhí)行與監(jiān)銷流程。

6.4、安全管理規(guī)定： 包括實(shí)體安全（庫(kù)房“八防”：嚴(yán)格落實(shí)防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防污染措施。定期檢查溫濕度計(jì)、滅火器、監(jiān)控等設(shè)備。）與信息安全（電子檔案權(quán)限、備份、防篡改）。

二、 前端控制與日常收集整理

1、業(yè)務(wù)指導(dǎo)

1.1、為設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目部的兼職資料員提供培訓(xùn)，明確各類文件（圖紙、計(jì)算書、報(bào)告、郵件等）的歸檔范圍、格式和質(zhì)量要求。

2、過(guò)程檢查

2.1、不定期檢查重點(diǎn)項(xiàng)目文件的形成、積累情況，確保重要過(guò)程文件不被遺漏。

3、歸檔接收與初審：

3.1、定期（如每月/每季度）或按項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)，主動(dòng)接收各設(shè)計(jì)所、項(xiàng)目部移交的紙質(zhì)與電子文件。

3.2、對(duì)照《歸檔范圍清單》，檢查文件材料的齊全性、完整性、規(guī)范性（如簽字蓋章是否完備、圖簽是否規(guī)范、格式是否符合要求）。

3.3、對(duì)不符合要求的文件，退回并指導(dǎo)經(jīng)辦人補(bǔ)充完善。

4、系統(tǒng)化整理與著錄：（科學(xué)分類與組卷，規(guī)范編目與編號(hào)）

4.1、分類編號(hào)：按照既定的分類方案（通常按“年度-項(xiàng)目號(hào)-專業(yè)/階段”），為檔案賦予唯一標(biāo)識(shí)號(hào)。

4.2、編目裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行排序、組卷、編頁(yè)碼、填寫卷內(nèi)目錄和備考表，最后裝訂成冊(cè)。

4.3、數(shù)據(jù)錄入：將檔案的核心元數(shù)據(jù)（如題名、責(zé)任者、日期、密級(jí)、關(guān)鍵詞、存放位置等）準(zhǔn)確、完整地錄入檔案管理信息系統(tǒng)，生成檢索條目。

三、實(shí)體檔案保管與維護(hù)

1、庫(kù)房日常管理：

1.1、執(zhí)行每日/每周庫(kù)房安全與環(huán)境檢查（溫濕度記錄、消防設(shè)備、防盜情況）。

1.2、對(duì)新入庫(kù)檔案進(jìn)行排架、上架，確保存放有序、定位準(zhǔn)確。

1.2、定期進(jìn)行除塵、除蟲等物理保養(yǎng)工作。

2、保管與保護(hù)：

2.1、對(duì)珍貴、重要或破損的圖紙、文件進(jìn)行修復(fù)、托裱或數(shù)字化搶救。

2.2、管理不同載體的檔案，如藍(lán)圖、硫酸圖、底圖、膠片、模型等，采取相應(yīng)的特殊保管措施。

2.3、負(fù)責(zé)檔案的調(diào)卷、歸位，確?！百~、物、位”一致。

四、數(shù)字化與信息化建設(shè)

1、數(shù)字化加工：

1.1、對(duì)紙質(zhì)檔案（尤其是歷史檔案和常用檔案）進(jìn)行掃描、圖像處理（糾偏、去污、拼接）。

1.2、將數(shù)字化圖像與檔案管理信息系統(tǒng)中的條目進(jìn)行精準(zhǔn)掛接，形成電子檔案。

1.3、檢查數(shù)字化成果的質(zhì)量（清晰度、完整性）。

2、系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)安全：

2.1、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，管理用戶權(quán)限。

2.2、定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行異質(zhì)備份（如服務(wù)器、硬盤、光盤等），確保數(shù)據(jù)安全。

2.3、參與系統(tǒng)功能的優(yōu)化需求討論。

五、利用服務(wù)與對(duì)外支持

1、日常查借閱服務(wù)：

1.1、受理公司內(nèi)員工的檔案查詢、借閱、復(fù)制申請(qǐng)，核實(shí)審批手續(xù)。

1.2、快速、準(zhǔn)確地通過(guò)系統(tǒng)檢索或手工檢索定位檔案，并辦理出庫(kù)手續(xù)。

1.3、對(duì)借出檔案進(jìn)行催還、驗(yàn)收，確保完好歸還。

2、深度利用與專項(xiàng)支持：

2.1、按照公司要求為各部門整理配套申報(bào)材料。

2.2、迎檢備查；

六、業(yè)務(wù)監(jiān)督與內(nèi)部管理

1、指導(dǎo)與培訓(xùn)：

1.1、對(duì)各部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)放歸檔須知。

1.2、組織或參與全公司檔案知識(shí)培訓(xùn)，提升全員歸檔意識(shí)。

2、鑒定與處置：

2.1、定期對(duì)保管期限到期的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，提出存毀建議清單。

2.2、組織鑒定小組會(huì)審，對(duì)確定銷毀的檔案按規(guī)定程序進(jìn)行監(jiān)銷，并做好記錄。

3、統(tǒng)計(jì)與報(bào)告：

3.1、定期統(tǒng)計(jì)檔案的入庫(kù)量、借閱量、數(shù)字化進(jìn)度等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。

3.2、編制檔案工作年報(bào)，向上級(jí)匯報(bào)工作成果與存在問(wèn)題。

七、其他

1、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的其他工作。

任職要求

1、大專及以上學(xué)歷。檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)、信息資源管理、工程管理、土木工程、建筑學(xué)等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。年齡24-40周歲

2、2年以上檔案管理或相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，有工程設(shè)計(jì)院、勘察設(shè)計(jì)單位、建筑企業(yè)或大型科技檔案管理經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。

3、其他優(yōu)先考慮條件：持有檔案專業(yè)職稱或相關(guān)職業(yè)資格證書。主導(dǎo)或參與過(guò)檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施或檔案室達(dá)標(biāo)認(rèn)證工作。熟悉CAD圖紙管理及科研成果歸檔管理者。

4、檔案專業(yè)知識(shí)： 掌握檔案管理基礎(chǔ)理論，熟悉《檔案法》、GB/T 11822《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，了解工程項(xiàng)目文件的歸檔流程。

熟練操作檔案管理軟件；精通Office辦公軟件；掌握基本的圖像處理（如Adobe Acrobat, Photoshop基礎(chǔ)功能）和數(shù)據(jù)處理技能。

5、責(zé)任心與保密意識(shí)： 工作極度細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，有強(qiáng)烈的責(zé)任心和原則性，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。

6、條理性與執(zhí)行力： 做事有條不紊，能高效處理大量繁瑣事務(wù)，執(zhí)行力強(qiáng)。

7、服務(wù)意識(shí)與溝通能力： 具有良好的服務(wù)精神和耐心，善于與不同部門的同事溝通協(xié)作。

8、學(xué)習(xí)能力： 能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)知識(shí)。