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一、會議管理 1、會議組織與協(xié)調(diào): 負責公司重要會議(如周例會、季度總結(jié)會、年度大會等) 的組織協(xié)調(diào)和實施。 2、會議議程與材料準備:協(xié)助各部門準備會議議程和相關材料，確保會議內(nèi)容清晰、重點突出。提前分發(fā)會議材料。 3、會議記錄與跟進: 負責會議記錄，整理會議紀要，并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。 4、會議通知與參會人員管理: 負責會議通知的發(fā)放和參會人員的確認與管理。 二、企業(yè)文化建設 1、組織實施: 負責各項企業(yè)文化活動的組織與實施，提升員工滿意度及團隊凝聚力。 2、建設宣傳: 負責公司文化建設，宣傳企業(yè)理念及核心價值觀。 三、辦公環(huán)境管理 1、辦公用品及設備管理: 負責辦公用品、辦公設備的采購、領用、保管和維護，確保辦公用品供應充足。積極預測需求，確保供應無虞，減少工作中斷。與供應商談判，爭取優(yōu)惠價格和良好條款。 2、辦公區(qū)域清潔與維護:監(jiān)督和協(xié)調(diào)保潔人員，保持辦公區(qū)域整潔、衛(wèi)生。管理清潔服務合同。監(jiān)督辦公室設備(打印機、復印機、空調(diào)等) 的維護和維修，必要時與外部供應商協(xié)調(diào)。 3、辦公室環(huán)境美化:負責辦公室整體外觀的維護，包括監(jiān)督室內(nèi)裝飾、藝術品等，營造溫馨的辦公氛圍。管理辦公室綠化養(yǎng)護。 4、安全管理:實施和維護辦公室安全協(xié)議，包括門禁控制(門禁卡、訪客登記) 、系統(tǒng)監(jiān)控和應急預案。定期進行安全檢查，識別并消除潛在危害。 5、會議室管理:管理會議室預訂請求，安排會議和布置。確保所有視聽設備功能正常且運行良好。會議結(jié)束后負責清理和整理。 6、郵件及快遞管理: 管理公司收發(fā)郵件、包裹和快遞。及時、高效地分發(fā)郵件。與快遞服務提供商建立天系。 四、、差旅管理 1、差旅安排:為員工協(xié)調(diào)和預訂差旅，包括機票、火車票、酒店住宿和租車。與旅行社協(xié)商企業(yè)優(yōu)惠價格。必要時處理簽證申請。 2、費用報銷:審核員工差旅費用報銷單據(jù)，確保符合公司差旅政策。將費用報銷單據(jù)與收據(jù)和支持文件進行核對。 3、差旅政策執(zhí)行: 確保所有員工理解并遵守公司的差旅政策。 五、行政規(guī)章制度 1、政策制定:協(xié)助制定和實施公司行政規(guī)章制度。 2、流程改進: 持續(xù)評估和優(yōu)化行政工作流程，提高效率并降低成本。 3、政策合規(guī):確保所有行政流程均按照公司政策和相關法規(guī)執(zhí)行。 六、外聯(lián)工作與接待 1、維護公共關系:代表公司與相關部門往來，保持與政府部門及相關企業(yè)的良好合作關系。 2、對外形象宣傳: 負責公司對外工作，維護公司對外形象商務接待:負責公司接待工作，協(xié)助銷售部門完成客戶接待。 七、轉(zhuǎn)賬與費用報銷 1、對公轉(zhuǎn)賬: 負責公司對公賬戶轉(zhuǎn)賬工作。 2、費用報銷:負責員工日常費用報銷相關工作。 八、檔案管理 1、文件歸檔:建立和維護全面的文件歸檔系統(tǒng)，包括紙質(zhì)和電子文件。確保準確的文件歸檔、索引和檢索。 2、數(shù)字化:領導長期檔案記錄的數(shù)字化，確保數(shù)據(jù)完整性、準確性和可訪問性。 3、保密及安全: 維護公司敏感文件的保密性和安全性。實施數(shù)據(jù)備份和恢復程序。 九、車輛管理 1、車隊管理:監(jiān)督公司車輛的日常調(diào)度、維護和維修。協(xié)調(diào)車輛檢查、保養(yǎng)和預防性維護計劃。管理車輛保險政策和續(xù)保。 2、合規(guī)及文件管理:確保所有車輛的運營符合交通法規(guī)和公司政策。維護準確的車輛日志、維護記錄和保險文件。管理車輛注冊續(xù)期。 十、資產(chǎn)管理 1、資產(chǎn)跟蹤: 維護辦公室設備、家具和固定資產(chǎn)的詳細清單。定期進行資產(chǎn)盤點。 2、維護與維修:協(xié)調(diào)資產(chǎn)的維護和維修，跟蹤維修成本并確保及時完成。 任職要求： 1、大專及以上學歷，行政管理、物流管理或相關專業(yè)優(yōu)先。 2、至少 3 年行政支持、辦公室管理或類似職位經(jīng)驗。 3、優(yōu)秀的組織和時間管理能力。 4、良好的溝通和人際交往能力 5、熟練使用 Microsoft Office Suite(Word、Excel、PowerPoint、Outlook)