1、前臺接待與服務
負責公司前臺區(qū)域的日常管理,保持前臺環(huán)境整潔、美觀,展示公司良好形象;
熱情接待來訪人員,及時詢問來訪目的,進行來訪登記(包括姓名、單位、聯(lián)系方式、來訪事由、拜訪對象等信息),并及時通知被拜訪人員;
在來訪人員等待期間,主動提供飲用水、宣傳資料等服務,確保來訪人員感受到公司的熱情與專業(yè);
對于未經(jīng)預約的來訪人員,及時與相關部門負責人溝通確認,根據(jù)指示妥善處理;
負責快遞、包裹的收發(fā)與登記工作,確??爝f包裹及時送達與準確簽收,避免出現(xiàn)錯漏現(xiàn)象;
協(xié)助會議室管理,包括會議室預訂、布置及會議服務支持。
2、辦公環(huán)境管理
負責辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的日常監(jiān)督與檢查,確保辦公環(huán)境整潔、舒適;
協(xié)調(diào)并監(jiān)督保潔人員的日常工作,明確保潔標準與要求,確保保潔服務質(zhì)量;
負責辦公區(qū)域綠化植物的日常養(yǎng)護與管理,營造舒適的辦公環(huán)境;
負責辦公區(qū)域設施設備(如照明、空調(diào)、飲水機等)的日常檢查與報修,確保設備正常運行;
負責辦公用品的采購、領用、登記及庫存管理,確保辦公物資充足。
3、考勤管理
負責公司員工的日??记谟涗浌ぷ鳎咳胀ㄟ^打卡記錄等收集員工出勤情況(包括出勤、遲到、早退、曠工、請假等信息),確??记跀?shù)據(jù)的準確性和及時性;
每月統(tǒng)計員工考勤結果,整理考勤報表,計算員工的出勤天數(shù)、加班時長等,為薪資核算提供準確的考勤依據(jù);
對員工的考勤異常情況進行核實與記錄,及時提醒員工辦理考勤異常處理手續(xù)(如請假手續(xù)補辦、加班申請等),確??记谥贫鹊膰栏駡?zhí)行;
負責考勤數(shù)據(jù)的保密工作,未經(jīng)許可不得向他人透露員工考勤信息;
深入學習并掌握公司考勤制度的各項規(guī)定,向新員工講解考勤制度要求,確保員工了解考勤紀律與處罰措施;
協(xié)助行政人事主管監(jiān)督考勤制度的執(zhí)行情況,對違反考勤制度的員工進行提醒與糾正,對于嚴重違反考勤制度的行為,及時上報行政人事主管進行處理;
定期更新與宣傳考勤制度的變更信息,確保員工及時了解考勤政策的動態(tài)調(diào)整,維護考勤制度的嚴肅性與權威性。
4、辦公用品管理
每月定期收集各部門的辦公用品需求計劃,匯總整理后制定辦公用品采購計劃,明確采購品種、數(shù)量、規(guī)格、預算等信息,經(jīng)審批后進行采購;
選擇優(yōu)質(zhì)的辦公用品供應商,建立長期穩(wěn)定的合作關系,確保辦公用品的質(zhì)量與價格優(yōu)勢;
負責辦公用品的采購談判工作,爭取有利的采購價格、付款方式與交貨期,降低辦公用品采購成本;
對采購的辦公用品進行驗收,檢查辦公用品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求,如發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通解決;
建立辦公用品庫存臺賬,對辦公用品的入庫、出庫、庫存情況進行詳細記錄,定期盤點庫存,確保庫存數(shù)據(jù)的準確性;
負責辦公用品的保管工作,根據(jù)辦公用品的特性進行分類存放,做好防潮、防蟲、防火等防護措施,避免辦公用品損壞或變質(zhì);
對庫存辦公用品進行合理管控,根據(jù)庫存情況及時調(diào)整采購計劃,避免庫存積壓或短缺現(xiàn)象;
負責辦公用品的發(fā)放工作,根據(jù)員工需求進行辦公用品的登記發(fā)放,確保辦公用品的合理使用,避免浪費。
5、車輛管理
負責公司車輛的日常調(diào)度工作,根據(jù)員工的用車申請,合理安排車輛使用計劃,確保車輛使用的高效性與合理性;
了解公司車輛的運行狀況,提前規(guī)劃車輛的保養(yǎng)維修計劃,避免因車輛故障影響正常的用車需求;
與車輛維修保養(yǎng)廠商保持密切溝通,協(xié)調(diào)車輛維修保養(yǎng)事宜,確保車輛的及時維修與保養(yǎng),保障車輛的安全運行;
建立公司車輛使用檔案,詳細記錄車輛的使用時間、使用人、行駛里程、用途等信息,每月對車輛使用情況進行統(tǒng)計分析,為車輛管理提供數(shù)據(jù)支持;
負責車輛費用的核算與報銷工作(包括油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等),對車輛費用進行嚴格審核,確保費用報銷的合理性和合規(guī)性;
定期對車輛費用進行分析,提出車輛費用控制建議,降低公司車輛使用成本。
6、領導就餐服務
根據(jù)公司領導的就餐需求與口味偏好,制定菜品采購計劃,確保采購的食材新鮮、安全、衛(wèi)生;
負責與食材供應商溝通協(xié)調(diào),進行菜品的采購與配送安排,及時驗收入庫,確保菜品質(zhì)量與數(shù)量符合要求;
協(xié)助廚房工作人員進行菜品的前期準備工作(如清洗、切配等),保障領導就餐菜品的及時供應;
了解領導的特殊飲食要求(如過敏食材、宗教信仰等),確保菜品符合領導的飲食習慣;
在就餐過程中為領導提供貼心的就餐服務,確保領導用餐滿意。
7、固定資產(chǎn)管理職責(含盤點)
固定資產(chǎn)登記與管理
負責公司固定資產(chǎn)的登記、編號、建賬工作,建立完整的固定資產(chǎn)臺賬,確保資產(chǎn)信息準確、完整;
對新采購的固定資產(chǎn)進行驗收、登記、貼標,并及時錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)或電子臺賬。
固定資產(chǎn)盤點
定期組織公司固定資產(chǎn)的全面盤點工作(如季度、半年或年度),核對賬實是否一致;
對盤點中發(fā)現(xiàn)的資產(chǎn)丟失、損壞、賬實不符等問題,及時查明原因并上報處理;
編制盤點報告,提出資產(chǎn)優(yōu)化配置、報廢或維修建議,協(xié)助完成資產(chǎn)調(diào)撥、報廢流程。
8、完成上級安排的其他工作。