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工作職責(zé)：

1. 資料收集與接收：

· 負(fù)責(zé)接收、登記項(xiàng)目（或公司）產(chǎn)生的所有文件、圖紙、合同、報(bào)告、信函等各類資料。

· 主動(dòng)向各相關(guān)部門（如工程、技術(shù)、采購(gòu)、商務(wù)等）收集應(yīng)歸檔的文件資料。

· 確保收集到的文件是最終版本，且簽字、蓋章等手續(xù)齊全。

2. 資料整理與編目：

· 對(duì)收集來(lái)的資料進(jìn)行科學(xué)的分類、排序、編目、立卷和裝訂。

· 按照公司規(guī)定或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理。

· 為每一份文件建立清晰的標(biāo)識(shí)和索引，便于快速檢索。

3. 資料歸檔與保管：

· 負(fù)責(zé)將整理好的資料及時(shí)、準(zhǔn)確地存入指定的檔案柜或檔案庫(kù)房。

· 嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、復(fù)制管理制度，辦理借閱登記手續(xù)，并負(fù)責(zé)催還。

· 做好檔案室的日常管理工作，包括“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光）工作，確保檔案安全。

4. 電子資料管理：

· 使用專業(yè)的檔案管理軟件或辦公軟件（如OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)）對(duì)電子文件進(jìn)行同步管理。

· 負(fù)責(zé)電子文件的掃描、錄入、存儲(chǔ)、備份和權(quán)限設(shè)置，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。

· 定期對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

5. 資料傳遞與報(bào)送：

· 根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和要求，向建設(shè)單位、監(jiān)理單位、上級(jí)主管部門等報(bào)送相關(guān)文件。

· 負(fù)責(zé)與外部單位之間的文件收發(fā)工作，并做好記錄。

6. 竣工驗(yàn)收資料準(zhǔn)備（特別針對(duì)工程項(xiàng)目）：

· 在項(xiàng)目末期，集中整理、匯編所有工程資料，確保其完整、合規(guī)，以滿足竣工驗(yàn)收和審計(jì)的要求。

· 協(xié)助辦理工程檔案的移交和備案手續(xù)。

7. 其他日常工作：

· 負(fù)責(zé)辦公室日常文書工作，如打印、復(fù)印、傳真等。

· 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性任務(wù)。

任職要求

一．教育背景：中專及以上學(xué)歷，工程管理、檔案管理、文秘、行政管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。

二．經(jīng)驗(yàn)技能：熟練使用Office辦公軟件（Word, Excel, PowerPoint）、檔案管理軟件，有時(shí)需要會(huì)使用CAD看圖軟件。

三．個(gè)人素質(zhì)：

· 細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)：對(duì)數(shù)字和文字高度敏感，有極強(qiáng)的責(zé)任心，避免出錯(cuò)。

· 條理清晰：有很強(qiáng)的邏輯性和條理性，善于分類和歸納。

· 溝通能力：需要與多個(gè)部門打交道，良好的溝通能力有助于收集資料。

· 學(xué)習(xí)能力：能快速學(xué)習(xí)行業(yè)知識(shí)和相關(guān)的檔案管理規(guī)范。

· 保密意識(shí)：對(duì)經(jīng)手的涉密文件能嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

· 能適應(yīng)跟隨項(xiàng)目部長(zhǎng)期出差