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一、崗位核心職責
（一）檔案收集與整理
1、按企業(yè)內(nèi)部檔案接收要求規(guī)定接收各部門移交的檔案資料（合同、會議紀要、項目文件等），按預設分類標準（如年度、部門、項目）進行初步整理；
2、標注檔案密級（公開、內(nèi)部、機密），確保敏感信息獨立存放。
3、編制檔案目錄，統(tǒng)一編號規(guī)則（如“部門-年份-序號”），錄入電子檢索系統(tǒng)；
4、為檔案盒/柜張貼標簽，標明存放內(nèi)容、起止日期及保管期限。
（二）檔案歸檔與保管
1、按分類存放紙質(zhì)檔案至指定區(qū)域（檔案室/柜），確保防火、防潮、防蟲，并定期巡檢檔案保存狀態(tài)，修復破損文件（如補頁、覆膜），更換老化裝具。
2、維護電子檔案系統(tǒng)（如OA、專用檔案軟件），上傳掃描件并關聯(lián)元數(shù)據(jù)（如關鍵詞、責任人）；
3、定期備份電子檔案至云端或離線存儲設備，校驗文件完整性。
（三）檔案借閱與利用
1、審核借閱申請（線上/線下），核對借閱權(quán)限及審批手續(xù)；借閱時登記借閱臺賬（借閱人、時間、用途），跟蹤歸還進度并催收逾期檔案。
2、快速定位所需檔案（實體或電子版），提供復印件或加密電子文件；
3、限制敏感檔案外借范圍，需現(xiàn)場查閱時全程監(jiān)督。
（四）檔案鑒定與銷毀
1、根據(jù)《檔案法》及企業(yè)制度，定期篩查到期檔案（如合同到期滿5年、財務憑證滿15年）；
2、參與檔案價值鑒定，區(qū)分“銷毀”“永久保存”“延期保管”三類。

3、對需銷毀檔案編制清冊，經(jīng)部門負責人及法務審批后執(zhí)行，并監(jiān)督銷毀過程（碎紙/焚燒/數(shù)據(jù)擦除），留存銷毀記錄備查。
（五）檔案數(shù)字化與系統(tǒng)維護
1、執(zhí)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化計劃（如每年掃描歸檔量的20%），確保圖像清晰、OCR文字可識別；
2、掛接電子文件至檔案系統(tǒng)，建立與實體檔案的對應關系。
3、維護檔案數(shù)據(jù)庫字段（如分類標簽、權(quán)限設置），定期清理冗余數(shù)據(jù)；
4、協(xié)同IT部門升級系統(tǒng)功能，解決檢索故障或權(quán)限異常等問題。
（六）合規(guī)與安全管理
1、確保檔案管理符合《檔案法》《保密法》及行業(yè)標準（如ISO 15489）；
2、配合審計、司法取證等外部檢查，完整提供檔案證據(jù)鏈。
3、配合智管部設置檔案室門禁權(quán)限，非授權(quán)人員禁止進入；
4、加密存儲電子檔案，定期更換訪問密碼，禁用U盤隨意拷貝。
二、任職資格要求
1、大專及以上學歷，檔案管理、信息管理與信息系統(tǒng)、圖書情報學等相關專業(yè)優(yōu)先。
2、持有檔案管理員資格證書、保密管理培訓證書者優(yōu)先；
3、1年以上檔案管理、文秘或資料管理員相關工作經(jīng)驗；
4、掌握檔案分類編碼規(guī)則（如年度-部門-項目三級分類），獨立完成編目與上架；
5、熟練操作掃描儀、OCR識別軟件，完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化及元數(shù)據(jù)掛接。
6、熟練使用檔案管理系統(tǒng)（如紫光檔案、量子偉業(yè)）、電子檢索平臺；具備基礎圖像處理能力（如PDF加密、圖像糾偏、去噪）。
7、修復破損檔案（如裱糊、覆膜），管理溫濕度控制設備。
8、嚴格執(zhí)行檔案密級管理制度（如機密檔案獨立存放、雙人監(jiān)管），確保銷毀流程合法（如審批留痕、第三方監(jiān)督），規(guī)避法律風險。
9、能高校協(xié)同IT部門維護系統(tǒng)安全（如權(quán)限分配、日志審計）。