崗位職責(zé)
1、統(tǒng)籌公司文件管理體系的頂層設(shè)計,結(jié)合行業(yè)趨勢與企業(yè)發(fā)展需求,制定文控管理的長期戰(zhàn)略規(guī)劃與年度工作計劃,主導(dǎo)構(gòu)建覆蓋全公司的文件管理體系,確保其符合 ISO 質(zhì)量體系及行業(yè)規(guī)范要求。
2、持續(xù)優(yōu)化文件控制流程,包括一二三四階文件的受控流程、文控審批流程等,制定并完善文件管理相關(guān)的標準、制度與操作規(guī)范,組織跨部門協(xié)同,推動新流程與制度的落地執(zhí)行。
3、主導(dǎo)公司重要文件管理項目,如體系文件編制 / 修訂項目、文控子系統(tǒng)升級項目等,協(xié)調(diào)各方資源,跟進項目進度,確保項目高質(zhì)量完成;同時,定期巡查文件受控情況,對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出解決方案并監(jiān)督整改。
4、統(tǒng)籌公司文件資料的全生命周期管理,優(yōu)化文件存儲與共享機制,確保文件保管的安全性與保密性;識別并防范文控管理中的潛在風(fēng)險,制定應(yīng)急預(yù)案。
5、深入了解業(yè)務(wù)需求,提供專業(yè)的文件管理支持與服務(wù);積極推動文控管理理念在公司內(nèi)部的普及,組織開展文件管理相關(guān)的培訓(xùn)與宣貫活動。
任職要求
1、教育背景:本科及以上學(xué)歷,電氣自動化、土木工程、管理類相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。2、工作經(jīng)驗:5 年以上文控管理工作經(jīng)驗,3 年以上文控團隊管理經(jīng)驗,具備大型企業(yè)或新能源行業(yè)背景優(yōu)先;有成功主導(dǎo)創(chuàng)業(yè)型公司文件管理從 0-1 建設(shè)管理經(jīng)驗者優(yōu)先。
3、專業(yè)能力:精通 ISO 質(zhì)量體系管理及流程,對文件資料的收集、歸檔、立卷等文控工作有全面、深入的系統(tǒng)管理經(jīng)驗;具備優(yōu)秀的制度規(guī)定寫作能力與監(jiān)督執(zhí)行能力,能夠獨立完成文控相關(guān)制度與標準的制定與優(yōu)化。
4、綜合素質(zhì):具有出色的溝通協(xié)調(diào)能力與團隊管理能力,能夠有效推動跨部門協(xié)作;具備良好的服務(wù)意識與風(fēng)險管控意識,工作嚴謹細致、認真負責(zé),具備較強的抗壓能力與問題解決能力;熟悉文件資料保管所需的條件與環(huán)境,有豐富的保密管理經(jīng)驗。
5、其他技能:熟練使用辦公軟件及文控相關(guān)管理系統(tǒng),具有較強的數(shù)據(jù)分析能力與信息化管理思維。