崗位職責:
1、綜合管理
協(xié)助業(yè)務(wù)部門執(zhí)行內(nèi)部行政管理制度,包括辦公室管理規(guī)定、快遞管理辦法、節(jié)能降耗規(guī)則等,確保符合公司整體政策且適配業(yè)務(wù)特性;定期梳理業(yè)務(wù)板塊行政工作問題,提出優(yōu)化建議,持續(xù)提升行政服務(wù)質(zhì)量。
2、辦公環(huán)境與資產(chǎn)管理
負責業(yè)務(wù)板塊辦公區(qū)域規(guī)劃、工位分配與調(diào)整,營造整潔舒適的辦公環(huán)境;全面管理板塊內(nèi)固定資產(chǎn)及低值易耗品,建立資產(chǎn)臺賬,定期盤點,確保賬實相符;負責資產(chǎn)申購、領(lǐng)用、維修及報廢處理;負責辦公物資采購、領(lǐng)用與管理,按需采購耗材與設(shè)備,建立領(lǐng)用臺賬,定期盤點;負責區(qū)域內(nèi)飲用水管理、綠植維護、辦公設(shè)備日常維護與報修。
3、會務(wù)與活動支持
統(tǒng)籌安排業(yè)務(wù)板塊內(nèi)外部會議,包括會議室布置、會中支持、會后收尾及事項跟蹤落實;獨立策劃并組織業(yè)務(wù)板塊行政類員工活動,如租房協(xié)助、義診等,提升團隊凝聚力。
4、行政費用管控
負責業(yè)務(wù)板塊行政預(yù)算編制、執(zhí)行與控制;處理板塊內(nèi)員工差旅票務(wù)預(yù)訂、費用申請與報銷單據(jù)初步審核、粘貼指導(dǎo)及流程跟進,確保合規(guī)。
5、員工服務(wù)
作為行政接口人,負責板塊新員工入職行政服務(wù)介紹;收集并反饋員工對行政服務(wù)的意見和建議,持續(xù)提升員工滿意度。
6、跨部門協(xié)調(diào)與應(yīng)急處理
協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)板塊與公司行政部、物業(yè)、IT 等支持部門的溝通;負責處理區(qū)域內(nèi)突發(fā)行政事件,如停電、漏水、安全隱患排查等。
任職要求:
1、年齡 25-32 周歲,性別不限;本科學歷,行政管理、文秘、工商管理、旅游管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先;
2、有 3 年及以上行政相關(guān)工作經(jīng)驗,具備獨立負責某一板塊或部門行政工作經(jīng)驗者優(yōu)先,熟悉行政工作全流程;
3、熟練使用 Office 辦公軟件,具備基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析能力;
4、熟悉行政采購、資產(chǎn)管理、會務(wù)接待基本流程與規(guī)范;
5、具備良好的公文寫作能力,能獨立撰寫通知、會議紀要、簡單報告;
6、有 50 人以上大型活動獨立策劃與落地執(zhí)行經(jīng)驗;
7、具備新大樓搬遷后相關(guān)應(yīng)急工作處理能力。