崗位職責(zé):
1. 檔案管理
(1)建立并維護(hù)公司檔案管理體系,包括紙質(zhì)/電子檔案分類、存儲、借閱、銷毀全流程管理。
(2)定期核查檔案完整性,確保合規(guī)性(如合同、資質(zhì)文件、會(huì)議記錄等)。
2.證照與公章管理
(1)負(fù)責(zé)公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等證照的年檢、變更、續(xù)期及保管。
(2)制定公章使用規(guī)范,審核用章申請,監(jiān)督用章流程,確保安全合規(guī)。
3.會(huì)議籌備與執(zhí)行
(1)協(xié)助籌備董事會(huì)、股東會(huì)的會(huì)議召開,資料準(zhǔn)備、議程擬定、材料收集、會(huì)議通知、場地安排等。
(2)公司內(nèi)部相關(guān)會(huì)議的組織、記錄、安排、紀(jì)要撰寫、執(zhí)行、材料匯編、決議跟蹤。
4.外協(xié)
(1)對接股東、監(jiān)事會(huì)、董事會(huì)及外部機(jī)構(gòu)(如律所、審計(jì)機(jī)構(gòu)),傳遞決策信息。
(2)負(fù)責(zé)公司對外(政府和協(xié)會(huì))聯(lián)絡(luò)工作,維護(hù)公司形象和聲譽(yù)。
(3)負(fù)責(zé)黨務(wù)、工會(huì)、老干部、資產(chǎn)等管理事宜。
5. 其他職責(zé)
(1)協(xié)助制定行政與董事會(huì)事務(wù)年度預(yù)算,控制費(fèi)用支出。
(2)配合完成公司審計(jì)等專項(xiàng)工作,提供所需文件及數(shù)據(jù)支持。
(3)公司對外項(xiàng)目申報(bào)(如老字號、專精特新等)
6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
任職要求:
1. 本科及以上學(xué)歷,行政管理、法律、企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè),有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先;
2.三年以上行政、檔案管理或董事會(huì)事務(wù)等相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn),有國企、集團(tuán)企業(yè)背景者優(yōu)先;
3.熟悉檔案管理、證照管理流程,具備董事會(huì)會(huì)議籌備相關(guān)經(jīng)驗(yàn);
4.精通Office辦公軟件(Word、Excel、PPT),熟悉OA系統(tǒng)操作;
5.了解《公司法》等法規(guī),具備基礎(chǔ)法律文書撰寫能力。
6.嚴(yán)格遵守公司保密制度,妥善處理公司機(jī)密信息。
7.具備跨部門協(xié)作能力,能高效對接高管、外部機(jī)構(gòu)及基層員工并有效地處理復(fù)雜事務(wù)。
8.對檔案、證照等細(xì)節(jié)高度敏感,確保工作零差錯(cuò)。